Chris Anderson: Help create an email charter – Ayudemos a crear una constitución del e-mail

Greetings,

Today I read this blog entry of Chris Anderson’s blog, (Chris is the curator of TED), and what he wrote I think is worth sharing. He’s basically stating the time and effort consuming task that has become dealing with e-mail.

http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Chris_Anderson_2007.jpg

Chris Anderson -TED curator

Here I post a brief summary of his post (you can read the full entry here) and a fully Spanish translation of it, and let Chris know what do you think about his idea.

*Para leer la versión en español de este post dar clic aquí

You can find the post fully translated into Spanish at the end of this post.

Houston, we have a problem.

We all love the power of email connecting people across continents. But… we’re drowning in it.

Every year it gets a little worse. To the point where we can get trapped spending most of our working week simply handling the contents of our in-boxes.
[…]
To fix a ‘commons’ problem, a community needs to come together and agree new rules. That’s why it’s time for an Email Charter. One that can reverse the escalating spiral of obligation and stress.

I have reserved the url emailcharter.org for the finished product.. But first let’s figure out what the charter should be. Let’s do this as a crowd. It’s a shared problem. Let’s come up with a shared solution. It will only work if lots of people agree to it.
[…]

The Charter must focus on reversing the underlying cause. We need a world where it is much quicker to process email than to create it. Bearing that in mind. Here are some candidate rules for an Email Charter. (And btw, much of this applies equally to other online messaging, such as Facebook.)

1. Respect Recipients’ Time
This is the fundamental rule. As the message sender, the onus is on YOU to minimize the time your email gobbles at the other end — even if it means taking more time at your end before sending.
2. Be Easy to Process
This means: crisp sentences, unambiguous questions, keep it short. If the email absolutely has to be longer than 100 words, make sure the first sentence is clear about the basic reason for writing.
3. Chose Clear Subject Lines.
Here are some that don’t work:
Subject: Re: re: re: re
Subject:
Subject: Hello from me!
Subject: next week….
Subject: MY AMAZING NEW SHOW starts next week at the Vctory Theater at 113-86 Broad Lane, every night 8 PM 6/7–7/12
Here are some that do:
Subject: TED Partnership Proposal
Subject: Rescheduling today’s dinner with Sarah G.
Subject: Noon meeting cancelled (eom).
EOM means ‘end of message.’ It’s a fine gift to your recipient. They don’t have to spend the time actually opening the message.
4. Short Does Not Mean Rude!
Let’s mutually agree that it’s OK for emails — and replies — to be really short. They don’t have to include the usual social niceties, though the occasional emoticon is no bad thing 😉 . No one wants to come over as brusque, so don’t take it that way. We just want our lives back!
5. Slow Does Not Mean Uncaring!
Let’s also agree that it’s OK if someone doesn’t respond quickly, or ever. I’s not that they don’t love you. They may just not want to be owned by their in-box. Avoid sending chasing emails, unless you’re desperate. It’s only exacerbating the problem.
6. Abhor Open-Ended Questions
It’s really mean to send someone an email with four long paragraphs of turgid text followed by “Thoughts?”. It’s generous to figure out how you can offer people simple yes/no questions – or multiple choice! “When you have a moment could you let me know if you’re A) firmly in favor, B) mildly in favor C) against or D) no opinion. Thanks!”
7. Cut Gratuitous Responses
You don’t need to reply to every email. If I say “Thanks for your note. I’m in.” You don’t have to reply “Great.” That just cost me another 30 seconds. If you must confirm, put it in the subject line with an ‘eom’.
8. Think Before you cc:
Cc:’s are like mating bunnies. Like Tribbles from Star Trek. Like spilling a tub of olive oil-coated spaghetti on a well-waxed floor. Like too many metaphors. Most of them are unneccessary, and they are hard to get rid of. The rule should be: for every additional cc, you must increase the time you spend making sure your outgoing email is crisp and that it’s clear who needs to respond, if anyone. And if you reply to an email, take care to ask whether you really need to include everyone cc’ed on the original email.
9. Speak Softly
DO NOT USE ALL CAPS IN THE BODY OF YOUR EMAIL. It’s rather like screaming at someone. And they’re hard to read – as are most unusual fonts and colors. Simple sans serif fonts like Arial, Helvetica, Verdana work best. If you want to add some zing to your emails, design a personalized signature tag.
10. Attack Attachments.
Don’t use them unless they’re critical. Some people have all kinds of graphics files as logos or signatures that appear as attachments at the receiver. Not cool. Time is wasted trying to see if there’s something to open. Even worse is sending text as an attachment when it could just as easily have been included in the body of the email and saved that extra click-and-wait.
[…]
11. Make it easy to unsubscribe
If you send out email newsletters, please make it easy to stop the flow. Letters that prompt rage are not helping your brand!
12. Think about the thread
Some e-mails depend for their meaning on context. Which means it’s usually right to include the thread which they’re responding to. But it’s rare that a thread should extend to more than 3 emails. Before sending, cut the crap!
13. Don’t reply when angry
Just walk away from the computer. Stamp your feet. Scream out the window. Do not send an email until your emotions have calmed. One rude, jerky email can tar you for life… and spark an even worse response.
14. Use NNTR
“No need to respond.” Use it in a subject line, right before EOM. Or use it at the end of an email. What a gift to your recipient!
15. Pay a voluntary email tax
The reason email is escalating is because it’s free. No one wants to change that… but what if at the end of each month, you quickly totted up how many emails you had sent, multiply by the average number of cc’s, and pay that number of cents into a personal book-buying account. You’ll end up with a lot of great books… and it might just pull you away from the goddam computer for a bit! Speaking of which…
16. Switch off the computer!
This could be the most important rule of all. If we all agreed to spend less time doing email, we’d all get less email! Consider… calendaring half-days at work where you refuse to look at email. […]
Now it’s over to you. Which of these do you like? Which do you hate? Which need amending? And what new and better rules can you come up with? We’ll be monitoring the response carefully and will use the best of it to create the final charter. That will be something we hope people will link to in their email signatures. And maybe one day we’ll all get to live a little better, and write a little less !


*******Español*******

Saludos,

El día de hoy leí este blog de Chris Anderson, (Chris es el responsable del portal TED), y lo que el escribió, pienso que vale la pena compartirse. El básicamente habla del problema de leer el correo electrónico, algo que consume cada día más  de nuestro tiempo y esfuerzo.

Aquí publico la traducción al español (ustedes pueden encontrar el post original aqui) y den a conocer su opinión a Chris al respecto.

Houston, tenemos un problema.
A todos nos gusta el poder del correo-e para conectar a las personas a traves de los continentes. Pero… nos estamos ahogando en él.

Cada año empeora más. Hasta el punto en que podemos estar atrapados usando la mayor parte de nuestro tiempo de trabajo semana simplemente lidiando con el contenido de nuestros buzones de entrada.

Y al hacerlo, estamos empeorando el problema. Cada posible respuesta, cada cc, crea un nuevo trabajo para nuestros amigos y colegas.

Necesitamos encontrar una mejor manera de hacerlo.

¿Pero cómo?
Estas son las causas principales de este problema:

El tiempo total que nos toma el responder a un email es casi siempre mayor que el tiempo que tomó crear dicho email.

Debido a que, aunque es más rápido leer que escribir, existen otros cinco factores que sobrepasan esto:

  • Los email casi siempre contienen preguntas o cuestiones de respuesta abierta que no pueden ser respondidos con rapidez.
  • Es más facil “copiar y pegar” un texto extra dentro de los emails (la creación del tiempo de dicho email es casi el mismo. El tiempo para leerlo es mucho más).
  • Es muy fácil agregar ligas a otras páginas, o videos (Cada uno capaz de consumir copiosas cantidades de tiempo)
  • Es muy fácil enviar copias a múltiples personas
  • El acto de procesar un email consiste de más de solo leerlo. Se tiene que a)revisar la bandeja de entrada, b) decidir cuales correos abrir, c) abrirlos, d)leerlos, e) decidir cómo responder, f) responder, g)regresar al flujo del trabajo cotidiano.

Así que la llegada de un email de dos oraciones que simplemente se abre, se lee y se responde, puede tomar un mínimo de 30 a 60 segundos de su valioso tiempo cognitivo.

Esto significa que cada hora que alguien se la pasa escribiendo y enviando emails, podría también extraerse más de una hora de la atención disponible mundial -y generando una hora adicional o más de nuevo correo. Eso no es bueno.

Esto es de hecho una fuerte “tragedia de los comunes”. Los comunes en cuestión aquí son los recursos de atención en el mundo. El email toma facilita demasiado el robar una parte de dicha atención. La consecuencia no buscada de todos estos pequeños actos de robar la atención resulta en un gigantesco nido de ratas que demandan de nuestro tiempo con voracidad, energía y salud mental.

Para solucionar este problema “de los comunes”, se necesita que la comunidad se una y esté de acuerdo con nuevas reglas. Es por eso que ya es tiempo para hacer una “Constitución del Email”. Una que pueda revertir la espiral incremental de obligación y estrés.

Yo [Chris Anderson] he reservado el url emailcharter.org para albergar el producto terminado. Pero primero veamos qué es lo que debemos constituir. Hagámoslo como una multitud. Es un problema compartido. Encontremos una solución compartida. Esto solo funcionará si mucha gente accede a hacerlo.

Esta Constitución debe enfocarse en revertir las causas subyacentes. Necesitamos de un mundo donde sea mucho más rápido procesar el email que crearlo. Tengan esto presente. Aquí  propongo unas reglas candidatas para la “Constitución del Email” (Y, por cierto, mucho de esto aplica también a otros mensajes en línea, como en facebook).

  1. Respetar el tiempo del receptor: Esta es la regla fundamental. Como la persona que envía el mensaje, USTED debe minimizar el tiempo que su email ocupará al receptor cuando éste sea recibido -incluso si esto significa que usted deba invertir más tiempo antes de enviarlo.
  2. Sea fácil de procesar: Esto significa realizar sentencias precisas, preguntas no ambigüas, ser breve. Si el correo tiene que ser, forzosamente, más largo que 100 palabras, asegúrese que la primera oración sea clara sobre la razón básica del escrito.
  3. Elegir líneas de título claras:
  4. Aquí algunos ejemplos de lo que no se debe hacer:
    Subject: Re: re: re: re
    Subject:
    Subject: Hola soy yo!
    Subject: la siguiente semana….
    Subject: MI SORPRENDENTE NUEVO PROGRAMA comenzará la siguiente semana en el Teatro Victoria en Calle 7 número 39, cada noche a las 8 PM 6/7–7/12
    Aquí unos ejemplos de lo que sí se debe hacer:
    Subject: TED propuesta de asociación
    Subject: Re-agendar cena de hoy con Sara G.
    Subject: Reunión a medio día cancelada (eom).
    EOM significa ‘end of message’ o ‘fin del mensaje’ Y es una gran ayuda para el que recibe el correo pues sabe que no tiene que abrir el mensaje.

  5. Breve no significa grosero: Acordemos mutuamente que está bien que los emails y sus respuestas sean muy breves. No tienen que incluir las acostumbradas etiquetas sociales, aunque un emoticón ocasional no hace daño 😉 . Nadie quiere ser brusco, así que no lo tomen a mal. Simplemente queremos tener de regreso nuestra vida.
  6. Lento no significa descuidado: Acordemos que está bien si alguien no responde inmediatamente, o nunca. No es que no les quiera, simplemente ellos no quieren ser esclavos de sus bandejas de entrada. Evite enviar correos presionando por respuesta, a menos que esté desesperado. Esto solo empeora el problema.
  7. Evitar preguntas abiertas: Es muy malo envial a alguien un correo con cuatro enormes párrafos de texto denso seguido de un “¿Qué opinas?”. Es generoso pensar en una manera de ofrecer a las personas unas preguntas que puedan responderse como un “Si o no” o que sean de opción múltiple “Cuando tengas un momento, podrías hacerme saber si tu estás A) totalmente a favor, B) algo a favor C) en contra o D) no opino. Grácias!”
  8. Eliminar respuestas gratuitas: No es necesario responder a absolutamente cada correo. Si yo digo “Gracias por tu nota”, usted no tiene que responderme “Genial”. Eso solo me costará otros 30 segundos. Si usted debe confirmar, pongalo en el encabezado del email, seguido de un ‘eom’.
  9. Piense antes de enviar copias: Enviar copias es como conejos reproduciéndose. Es como tirar un recipiente de espagueti cubierto de aceite de oliva sobre un piso recién encerado. Existen muchas metáforas. La mayoría de las copias son innecesarias, y es difícil quitárselos de encima. La regla debería ser: por cada copia adicional, usted debería incrementar el tiempo que requiere para asegurarse que el email que envía es claro y conciso, y está claro quien necesita responder, en caso necesario. Y si usted responde un email, piense bien si es necesario que usted lo reenvíe a los otros recipientes del mensaje original.
  10. Hable suavemente: NO USE MAYÚSCULAS EN EL CUERPO DEL EMAIL. Pues es como si usted estuviera gritando, y son difíciles de leer, al igual que tipos de letras inusuales y colores. Tipos de letra simples como Arial, Helvetica, Verdana son los mejores. Si quiere agregar algo especial en su email, diseñe una etiqueta de firma personalizada.
  11. Ataque a los anexos: No use archivos anexos a menos que sea crítico. Algunas personas tienen todo tipo de archivos gráficos como logos o firmas que aparecen como archivos anexos para el receptor. Esto no está bien. Se pierde tiempo tratando de ver si hay algo que sea necesario abrir. Incluso peor es enviar un texto como anexo cuando puede incluirse facilmente en el cuerpo del mensaje y ahorrar un “click-y-espera” extra.
    Si envia la invitación de un evento, está bien incluir una imagen de la invitación para anunciarlo visualmente. Pero: -si existe un URL inclúyalo en el texto de manera que se vea como una liga. O quizá toda la imagen en sí misma que sea una liga. No es justo esperar que alguien re-escriba una URL! -Por favor incluya la ubicación, fecha y hora en formato de texto, para que la información pueda ser copiada y pegada. De esta manera se puede agregar rápidamente a un calendario o agenda, y se evitan errores
  12. Facilite la forma de cancelar la suscripción: Si usted envía boletines por email, facilite al usuario el detener el flijo. Las cartas que provocan enojo no van a ayudar a su marca.
  13. Tenga cuidado al incluir el historial del email: Algunos emails dependen del contexto para ser comprendidos, lo que significa que está bien incluir el historial al que están respondiendo. Pero es muy raro que este historial se extienda a más de 3 emails. Antes de enviar depure lo que no es necesario
  14. No responda cuando esté enojado: Simplemente aléjese de la computadora. Golpée con los piés o grite por la ventana. No envie ningún correo hasta que sus emociones se hayan calmado. Un email grosero y rudo puede marcarlo de por vida… y provocar una peor respuesta.
  15. Use NNTR: Que en inglés significa “No need to respond” o “No es Necesario Responder”, úselo en la línea de encabezado, justo antes del EOM. O úselo al final del email. Será todo un regalo para su recipiente
  16. Pague un impuesto voluntario de email: La razón por la que el email está aumentando es por que es gratis. Nadie quiere cambiar eso… ¿pero qué tal si al final de cada mes, guardara usted una cuota de dinero por la cantidad de email que ha enviado, multiplicado por el número de copias, y usara esa suma para comprar un buen libro. Usted terminaría con una gran cantidad de excelentes libros… y eso podría ayudarlo a alejarse un rato de la maldita computadora. Y hablando de ello…
  17. Apague la computadora: Esta podría ser la regla más importante de todas. Si todos estuvieramos de acuerdo en pasar menos tiempo contestando email, tendríamos menos email. Considere por ejemplo, agendar medio día en el trabajo en donde usted no vea su correo. Considere fines de semana libres de email. Considere configurar la siguiente auto-respuesta: “Gravias por su nota. Como un compromiso personal con la salud mental mía y de mi familia, ahora solo respondo mi email los miércoles. Responderé la mayor cantidad que pueda el siguiente miércoles. Gracias por escribir. No olvide oler las rosas”.

Ahora es su turno. ¿Cuales de estas reglas le gustan? ¿Cuales no? ¿Cuales necesitan modificarse? ¿Cuales nuevas y mejores reglas se le ocurren? Estaremos monitoreando las respuestas cuidadosamente y usaremos las mejores de ellas para crear la constitución final. Eso será algo que esperamos que la gente enlace o incluya en sus firmas de email. Y quizá algún día todos tengamos una vida mejor y escribamos mucho menos.

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