10 Rules to reverse the email spiral – 10 reglas para revertir el remolino del correo electrónico

Greetings,

A few weeks ago I wrote about the “Email Charter”, a proposal of Chris Anderson, known world wide for being the curator of TED. He submitted his proposal to the public opinion and condensed all the suggestions in 1o rules.

This is the introduction to “Email Charter”

We’re drowning in email. And the many hours we spend on it are generating ever more work for our friends and colleagues. We can reverse this spiral only by mutual agreement.

*Para leer este post en español, dé clic aquí

Today, the final 10 rules of the “Email Charter” has been published and here they are:

10 Rules to Reverse the Email Spiral
1. Respect Recipients’ Time
This is the fundamental rule. As the message sender, the onus is on YOU to minimize the time your email will take to process. Even if it means taking more time at your end before sending.2. Short or Slow is not Rude
Let’s mutually agree to cut each other some slack. Given the email load we’re all facing, it’s OK if replies take a while coming and if they don’t give detailed responses to all your questions. No one wants to come over as brusque, so please don’t take it personally. We just want our lives back! 

3. Celebrate Clarity
Start with a subject line that clearly labels the topic, and maybe includes a status category [Info], [Action], [Time Sens] [Low Priority]. Use crisp, muddle-free sentences. If the email has to be longer than five sentences, make sure the first provides the basic reason for writing. Avoid strange fonts and colors.

4. Quash Open-Ended Questions
It is asking a lot to send someone an email with four long paragraphs of turgid text followed by “Thoughts?”. Even well-intended-but-open questions like “How can I help?” may not be that helpful. Email generosity requires simplifying, easy-to-answer questions. “Can I help best by a) calling b) visiting or c) staying right out of it?!”

5. Slash Surplus cc’s
cc’s are like mating bunnies. For every recipient you add, you are dramatically multiplying total response time. Not to be done lightly! When there are multiple recipients, please don’t default to ‘Reply All’. Maybe you only need to cc a couple of people on the original thread. Or none.

6. Tighten the Thread
Some emails depend for their meaning on context. Which means it’s usually right to include the thread being responded to. But it’s rare that a thread should extend to more than 3 emails. Before sending, cut what’s not relevant. Or consider making a phone call instead. 

7. Attack Attachments
Don’t use graphics files as logos or signatures that appear as attachments. Time is wasted trying to see if there’s something to open. Even worse is sending text as an attachment when it could have been included in the body of the email.

8. Give these Gifts: EOM NNTR
If your email message can be expressed in half a dozen words, just put it in the subject line, followed by EOM (= End of Message). This saves the recipient having to actually open the message. Ending a note with “No need to respond” or NNTR, is a wonderful act of generosity. Many acronyms confuse as much as help, but these two are golden and deserve wide adoption.

9. Cut Contentless Responses
You don’t need to reply to every email, especially not those that are themselves clear responses. An email saying “Thanks for your note. I’m in.” does not need you to reply “Great.” That just cost someone another 30 seconds.

10. Disconnect!
If we all agreed to spend less time doing email, we’d all get less email! Consider calendaring half-days at work where you can’t go online. Or a commitment to email-free weekends. Or an ‘auto-response’ that references this charter. And don’t forget to smell the roses.

Please, give your feed back about this here

****Español****

Saludos,

Hace algunas semanas, escribí acerca de “La constitución del Email”, una propuesta de Chris Anderson, mejor conocido como el curador de TED. El sometió su propuesta a la opinión pública y condensó las propuestas en diez reglas.

Esta es la introducción a la “Constitución del Email”

Nos estamos ahogando en correo electrónico (email). Y muchas de las horas que pasamos en ello están generando aún más trabajo para nuestros colegas y amigos. Podemos revertir este remolino solo con un acuerdo mutuo.

El día de hoy fueron publicadas las 10 reglas de la “Constitución del Email”, y aquí están:

 

10 reglas para revertir el remolino de correo electrónico
1. Respete el Tiempo del Receptor
Esta es la regla fundamental. Como la persona que envía en lemnsaje, es SU deber minimizar el tiempo que tomará procesar su correo electrónico. Aun si esto significa que le tome más tiempo a usted realizarlo antes de enviarlo.
2. Breve o lento no significa ser grosero.
Vamos a quedar de acuerdo en darnos mutuamente tolerancia. Dada la carga de correo electrónico a la que nos enfrentamos, esta BIEN una nuestra respuesta toma algo de tiempo o si no nos dan una respuesta detallada a todo lo que preguntamos. Nadie quiere ser brusco, así que no lo tome de manera personal. Simplemente queremos tener nuestras vidas de regreso. 

3. Celebre la claridad
Comience con una línea de encabezado que indique con claridad el tópico, y quizá incluya una categoría de estatus [Info], [Acción], [Responder pronto], [Baja prioridad]. Use enunciados sencillos y concisos. Si el correo electrónico tiene que ser mayor a cinco enunciados, asegúrese que los primeros cinco proporcionen el motivo básico por el cual se escribe. Evite tipos de letras y colores extraños.
4. Evite pedir respuestas “abiertas”
Es pedir demasiado el enviar a alguien un correo con cuatro largos párrafos y texto denso seguido de un “¿Qué opinas?”, “¿Qué te parece?” o “¿Qué piensas al respecto?”. Aun cuando se tenga una pregunta abierta bien intencionada como “¿En qué puedo ayudar?” podría no ser muy útil. La generosidad en el correo electrónico requiere de simplificar y hacer preguntas fáciles de responder. “¿Puedo ayudar más si a)Llamando b)Visitando o c)Manteniéndome al margen?”
5. Evite enviar demasiadas copias (cc’s)
“Con copia para” en el email es como tener conejos reproduciéndose. Para cada destinatario que agregue, estará incrementando dramáticamente el tiempo de respuesta total. ¡No es algo que deba hacerse a la ligera! Cuando existen múltiples receptores, por favor no ponga “Responder a todos”. Quizá usted solo necesite enviar copias a un par de personas del mensaje original. O a ninguno.

6.Abrevie el historial
Algunos correos electrónicos necesitan de un historial para que tengan significado o contexto. Lo que usualmente significa que está bien incluir ahí mismo el historial al que se está respondiendo. Pero es muy raro que un historial tenga que extenderse a más de tres correos. Antes de enviar, elimine lo que no es relevante. O considere hacer una llamada telefónica en su lugar. 

7. Ataque a los archivos anexos
Evite usar archivos gráficos o logotipos o firmas que aparezcan como archivos adjuntos. Se pierde tiempo tratando de ver si hay algo que deba ser abierto. Aun peor es enviar un texto como archivo adjunto, cuando bien podría incluirse en el cuerpo del correo.

8. Regale estos presentes: EOM (End of Message – Fin del Mensaje) y NNTR (No Need To Respond – No es Necesario Responder)
Si su correo electrónico puede expresarse en media docena de palabras, simplemente póngalas en el encabezado seguido de un EOM  (= End of Message o Fin del Mensaje). Esto le ahorra al receptor el tener que abrir el mensaje. La nota al final que dice “No es necesario responder” o NNTR (No need to respond), es un maravilloso acto de generosidad. Muchos de los acrónimos confunden tanto como ayudan, pero estos dos son “oro molido” y merecen ser adoptados ampliamente.

9. Evite las respuestas de cortesía
No es necesario que usted responda a todos y cada uno de los correos electrónicos, especialmente aquellos que son respuestas claras. Un correo que dice “Gracias por tu nota, me apunto.” no tiene que responderse con un “Genial”. Esto solo le costará a alguien otros 30 segundos de su tiempo.

10. ¡Desconéctese!
Si todos estamos de acuerdo en pasar menos tiempo trabajando con el correo electrónico ¡todos tendremos menos correo! Considere calendarizar medios días en el trabajo, en los que pueda estar fuera de línea o desconectado. O comprométase a tener fines de semana “libres de correo”. O programe una “auto respuesta” que haga referencia a esta carta. Y no se olvide de oler las rosas.

En lo personal, me parece una propuesta que podría marcar un cambio muy positivo en la forma en que tratamos y “lidiamos” día a día, con nuestro correo electrónico.

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